До ювілею проекту штатний експерт Google із продуктивності Лаура Мартін склала для журналу Time 6 порад, які допоможуть ефективніше працювати з поштою.
Читайте також: У Gmail з'явиться нова функція: чим вона корисна
Розподіліть час, яке витрачаєте на пошту
Не робіть все разом, перестрибуючи від завдання до завдання. Більшість людей потрапляють саме в цю пастку – вони читають одне повідомлення, потім відповідають на інше, а потім сортують третє. Розділіть роботу з поштою на різні процеси: лист, читання, сортування.
Щоб оперативно працювати з поштою – розподіляйте свій час
Надсилайте "попереджувальні" листи
Не завжди є можливість швидко відповісти на запити в пошті. Щоб не отримувати нагадувань, візьміть за звичку давати швидкі відповіді зі статусом завдання. Вкажіть співрозмовнику, коли повернетеся до його листа. Так вашу роботу не будуть порушувати повідомлення зі статусом "Просто нагадую про себе".
Уникайте робочого листування під час виконання завдань
Не залишайте пошту відкритою під час виконання робочого завдання. Більшість людей оновлюють папку "Вхідні" щопівгодини – і в результаті відволікаються від цієї праці. Залиште пошту в спокої, поки не закінчите поточну справу. Так ви довше збережете стан "потоку".
Читайте тільки важливі листи
Розставляйте пріоритети – не кожне лист потрібно переглядати одразу. Використовуйте фільтри, щоб відсіяти по-справжньому актуальні і важливі повідомлення. Кожна позиція у "Вхідних" повинна бути актуальною.
Відповідайте на листи у два етапи
Розбийте роботу на два етапи. На першому – прочитайте лист, виділіть головне і відправте в секцію, відповідну подальшим дії. На другому етапі – сідайте і складайте відповідь. Ваше "майбутнє я" подякує за таку передбачливість.
У вас є "Вхідні". Зробіть "Вихідні"
"Вхідні" це місце, куди потрапляють всі листи, так чи інакше потребують відповіді. Але аналогічної папки "Вихідні" не існує – секція "Відправлені" не рахується.
Відсортовуйте листи по різних папках
Чи не живіть в неспокійному світі "прочитаних /непрочитаних" листів. Створіть окрему папку і відправляйте туди всі прочитані повідомлення з якими потрібно зробити якусь дію. Якщо вам ліньки – використовуйте з цією метою папку "Чернетки".
Більше новин, що стосуються подій зі світу технологій, ґаджетів, штучного інтелекту, а також космосу читайте у розділі Техно